Potřebujete zkrátit smlouvu, tak ji nahrajete do ChatGPT. Kolega chce odpovědět zákazníkovi a do promptu zkopíruje celý předchozí e-mail. Personalistka si nechá shrnout životopis uchazeče.
Ve všech třech případech může AI ušetřit spoustu času. A ve všech třech případech je dobré nejprve položit jednu otázku:
Co jsem právě AI předal?
Při práci s ChatGPT, Copilotem, Gemini nebo Claude totiž není důležitý jen dobrý prompt. Stejně důležité je vědět, jaká data do AI nástroje můžete vložit — a která by tam vůbec být neměla.
Nejde přitom o to, že byste do AI nikdy nesměli vložit žádný firemní dokument. Záleží na používaném nástroji, typu účtu, jeho nastavení, smluvních podmínkách i pravidlech vaší organizace.
Pro běžného zaměstnance ale existuje jednoduché pravidlo: pokud si nejste jistí, zda danou informaci do AI vložit smíte, nejprve ji odstraňte nebo anonymizujte.
1. Osobní údaje zákazníků a zaměstnanců
Máte před sebou e-mail zákazníka a chcete pomocí AI připravit odpověď. Nejjednodušší je označit celý text, zkopírovat ho do ChatGPT a napsat:
„Odpověz tomuto zákazníkovi."
Jenže spolu s problémem zákazníka jste právě mohli odeslat také jeho jméno, e-mailovou adresu, telefon, číslo objednávky nebo další osobní údaje.
A většinu z nich AI pro napsání odpovědi vůbec nepotřebuje.
Místo:
„Napiš odpověď Janu Novákovi, jan.novak@email.cz, který reklamuje objednávku č. 584721 v hodnotě 18 490 Kč."
často úplně stačí:
„Napiš odpověď zákazníkovi, který reklamuje objednávku v hodnotě [částka]."
Stejné pravidlo platí pro životopisy, seznamy zaměstnanců, docházku, hodnocení pracovníků nebo zákaznické databáze.
Z pohledu ochrany osobních údajů navíc platí princip minimalizace dat: zpracovávat byste měli jen takové osobní údaje, které jsou pro daný účel skutečně potřebné.
Praktické pravidlo: pokud AI nepotřebuje znát jméno člověka, jeho kontakt nebo jiné identifikující údaje, odstraňte je ještě před vložením promptu.
2. Obchodní tajemství a neveřejné informace
„Shrň mi tuto strategii na příští rok."
„Najdi slabiny v naší cenové nabídce."
„Porovnej výsledky jednotlivých poboček."
To všechno jsou úkoly, se kterými může AI pomoci. Zároveň ale mohou obsahovat informace, které firma nechce předávat mimo své kontrolované prostředí.
Typicky jde například o neveřejné ceníky, finanční výsledky, obchodní strategie, připravované produkty, interní analýzy, seznamy zákazníků, know-how nebo obsah důvěrných smluv.
Tady neexistuje univerzální pravidlo „do ChatGPT nikdy". Velký rozdíl je totiž mezi soukromým účtem zaměstnance a firemním prostředím, které organizace pro tento účel schválila.
OpenAI například u ChatGPT Business, Enterprise, Edu a API standardně nepoužívá vstupy a výstupy zákazníků k trénování svých modelů. U osobních účtů Free, Plus a Pro je naopak používání nových konverzací ke zlepšování modelů ve výchozím nastavení zapnuté, uživatel jej ale může vypnout v nastavení dat.
To ale neznamená, že po vypnutí trénování můžete do osobního účtu automaticky nahrát jakýkoliv firemní dokument.
Rozhodující jsou pravidla vaší organizace. Pokud firma určila, že pro důvěrná data smíte používat pouze schválený firemní AI nástroj, osobní účet ChatGPT není náhradou.
3. Hesla, přístupové údaje a bezpečnostní informace
Tady může být pravidlo podstatně jednodušší: heslo do AI nepatří nikdy.
Stejně tak tam bez velmi konkrétního důvodu nevkládejte API klíče, přístupové tokeny, privátní klíče, recovery kódy nebo další údaje, pomocí kterých se lze přihlásit do vašich systémů.
Pozor zejména při práci s programováním a technickou podporou.
Chcete například, aby vám AI pomohla opravit konfigurační soubor. Zkopírujete jej celý — a až později si všimnete, že na jednom z řádků byl skutečný přístupový token.
Podobně může problém vzniknout při vložení chybového logu. Mezi desítkami technických údajů mohou být session ID, interní adresy, uživatelská jména nebo jiné bezpečnostně významné informace.
Proto před odesláním technického obsahu projděte, zda v něm nejsou údaje, které umožňují přístup k systému nebo odhalují jeho zabezpečení.
A pokud už skutečný přístupový údaj do AI nástroje omylem vložíte, nejbezpečnější je nepovažovat ho nadále za tajný a změnit jej.
4. Důvěrné dokumenty zákazníků a obchodních partnerů
Ještě jedna situace se ve firmách snadno přehlédne.
Dokument sice není váš, ale máte k němu přístup. Třeba proto, že vám jej poslal zákazník.
To ale automaticky neznamená, že můžete rozhodnout o jeho vložení do libovolného AI nástroje.
Může jít například o smlouvu zákazníka, technickou dokumentaci dodavatele, neveřejnou nabídku obchodního partnera, data dodaná pro konkrétní projekt nebo dokument označený jako důvěrný.
Typická situace:
„Klient mi poslal čtyřicetistránkovou smlouvu. Nahraju ji do ChatGPT a nechám si vypsat hlavní body."
Technicky je to jednoduché. Z pohledu firmy ale nejprve potřebujete vědět, zda je pro práci s takovým dokumentem konkrétní AI nástroj schválený a zda podmínky spolupráce s klientem takové zpracování umožňují.
Zvlášť důležité je to v okamžiku, kdy zaměstnanci používají vlastní bezplatné nebo osobní AI účty, o kterých organizace vůbec neví.
5. Informace, které AI vůbec nepotřebuje
Tahle kategorie je možná nejdůležitější ze všech.
Uživatelé totiž často přemýšlejí stylem: „Smím tuto informaci vložit do AI?"
Ještě lepší otázka ale zní: „Potřebuje ji AI vůbec znát?"
Chcete například upravit text reklamace. Model nepotřebuje jméno zákazníka, jeho telefon, přesnou adresu ani číslo účtu.
Potřebujete zkontrolovat pracovní inzerát. AI nemusí znát jméno zaměstnance, kterého má nový člověk nahradit.
Chcete shrnout zápis z porady. Pro jeho jazykovou úpravu možná nepotřebujete skutečná jména účastníků.
Místo skutečných údajů používejte zástupné hodnoty:
[zákazník][firma][částka][projekt][zaměstnanec A]
AI bude mít dostatek kontextu pro splnění úkolu, ale vy jí nepředáte informace, které nepotřebuje.
To je často mnohem účinnější ochrana než složité technické nastavení.
A co když vypnu používání dat pro trénování?
Je to užitečné nastavení, ale není to univerzální řešení.
U osobního ChatGPT můžete v Nastavení → Ovládací prvky dat vypnout možnost používat nové konverzace ke zlepšování modelů. Konverzace pak mohou zůstat ve vaší historii, ale nebudou využívány k trénování modelů.
Existuje také Temporary Chat. Dočasné konverzace se nepoužívají k trénování a pokud je neuložíte, nezobrazují se v historii; OpenAI může jejich kopii z bezpečnostních důvodů uchovávat až 30 dní.
Ani jedna z těchto možností ale nemění základní pravidlo: technické nastavení nenahrazuje firemní pravidla pro práci s daty.
Jestliže do daného nástroje nesmíte vložit zákaznickou smlouvu, Temporary Chat z ní neudělá povolený dokument.
Dvě otázky před každým citlivějším promptem
Nemusíte před každou konverzací studovat podmínky služby.
Pro běžnou kancelářskou práci si stačí osvojit dvě otázky:
1. Potřebuje AI tuto informaci, aby úkol splnila? Pokud ne → odstraňte ji.
2. Smím tuto informaci vložit právě do tohoto AI nástroje? Pokud si nejste jistí → ověřte firemní pravidla dřív, než ji odešlete.
Tento jednoduchý postup vyřeší překvapivě velkou část problémů.
Co si z toho odnést
ChatGPT a další AI nástroje mohou pracovat i s dokumenty, které byste ještě před několika lety museli zpracovávat ručně. To ale neznamená, že do nich máme bez rozmyslu kopírovat všechno, co máme právě otevřené na obrazovce.
Dávejte pozor především na:
- osobní údaje zákazníků a zaměstnanců,
- obchodní tajemství a neveřejné firemní informace,
- hesla a další přístupové údaje,
- důvěrné podklady klientů a partnerů,
- a všechny informace, které AI k vyřešení úkolu vůbec nepotřebuje.
Nejdůležitější pravidlo je přitom velmi jednoduché: čím méně citlivých a identifikujících údajů AI pro splnění úkolu potřebuje, tím méně jich do ní posílejte.
A pokud ve firmě zaměstnanci AI už používají, ale nikdo jim nedokáže jasně říct, co do ní smějí a nesmějí vložit, problém není v jejich promptování. Chybí vám jednoduchá firemní pravidla pro práci s AI.
Text má informační charakter a nenahrazuje právní nebo bezpečnostní posouzení konkrétní situace.